Η πρόσληψη ενός εικονικού βοηθού μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα στην επιχείρησή σας. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν πλέον εικονικούς βοηθούς για καθημερινές εργασίες. Αλλά η αγορά έχει προβλήματα. Οι απάτες αυξάνονται. Οι φτωχοί εργαζόμενοι κρύβονται πίσω από ωραία προφίλ. Αν δεν είστε προσεκτικοί, μπορεί να χάσετε χρήματα και χρόνο. Αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα προειδοποιητικά σημάδια πριν την προσλάβετε.
Όταν η τιμή είναι πολύ φθηνή
Οι χαμηλές τιμές τραβούν την προσοχή. Όλοι θέλουν να εξοικονομήσουν χρήματα. Αλλά αν ένας VA χρεώνει 3 δολάρια την ώρα, κάντε ερωτήσεις. Οι κανονικές τιμές ξεκινούν από 8 έως 15 δολάρια για βασική εργασία. Οι ειδικοί χρεώνουν 25 δολάρια ή περισσότερο. Οι πολύ φθηνές τιμές σημαίνουν προβλήματα.
Το άτομο μπορεί να μην έχει δεξιότητες. Μπορεί να εξαφανιστεί αφού πάρει τα χρήματά σας. Ορισμένα πρακτορεία χρησιμοποιούν χαμηλές τιμές για να σας παγιδεύσουν. Στη συνέχεια, προσθέτουν κρυφές χρεώσεις αργότερα. Άλλα προσφέρουν κακή δουλειά. Ξοδεύετε περισσότερο χρόνο διορθώνοντας λάθη.
Ένας καλός Σύμβουλος Βετεράνων γνωρίζει την αξία του. Χρεώνουν δίκαιες τιμές. Εξηγούν τι παίρνετε για τα χρήματά σας. Αν κάποιος υπόσχεται τα πάντα για ψιλά, φύγετε. Είναι καλύτερο να πληρώσετε λίγο περισσότερο για ποιοτική εργασία.
Παρακολουθήστε πώς σας μιλάνε
Η επικοινωνία είναι το κλειδί στην εξ αποστάσεως εργασία. Από το πρώτο email, παρατηρήστε πώς γράφουν. Απαντούν γρήγορα; Απαντούν στις ερωτήσεις σας με σαφήνεια; Αν χρειαστούν τρεις ημέρες για να απαντήσουν σε μια απλή ερώτηση, αυτό είναι προειδοποιητικό σημάδι.
Η κακή γραμματική είναι ένα άλλο σημάδι. Όλοι κάνουμε λάθη. Αλλά αν κάθε πρόταση είναι λάθος, θα έχετε προβλήματα. Θα χάνετε χρόνο εξηγώντας απλά πράγματα. Οι παρεξηγήσεις θα συμβαίνουν καθημερινά.
Αποφεύγουν τις βιντεοκλήσεις; Αυτή είναι μια σημαντική προειδοποίηση. Οι πραγματικοί εικονικοί βοηθοί δείχνουν το πρόσωπό τους. Θέλουν να χτίσουν εμπιστοσύνη. Αν κάποιος θέλει να συνομιλήσει μόνο μέσω μηνυμάτων, μπορεί να κρύψει κάτι. Μπορεί να είναι ψεύτικος. Ή μπορεί να μην έχει τις δεξιότητες που ισχυρίζεται.
Επίσης, προσέξτε αν κάνουν ερωτήσεις. Οι καλοί εικονικοί βοηθοί ρωτούν για την επιχείρησή σας. Θέλουν να γνωρίζουν τους στόχους σας. Εάν ένας υποψήφιος πει ναι σε όλα χωρίς να ρωτήσει τίποτα, να είστε προσεκτικοί. Μπορεί να μην σκέφτεται μόνος του. Μπορεί απλώς να ακολουθεί εντολές χωρίς να καταλαβαίνει.
Ελέγξτε το ιστορικό εργασίας τους
Πολλοί Βετεράνοι Επιχειρηματίες λένε ψέματα στα βιογραφικά τους. Αυτή είναι μια θλιβερή αλήθεια. Πρέπει να επαληθεύσετε τα πάντα. Ζητήστε ονόματα προηγούμενων πελατών. Καλέστε αυτούς τους πελάτες. Κάντε απλές ερωτήσεις: Παρέδωσε ο Βετεράνος την εργασία εγκαίρως; Ήταν η ποιότητα καλή; Θα προσλάμβαναν ξανά;
Αν ένας Βετεράνος Επιθεωρητής αρνηθεί να σας δώσει συστάσεις, φύγετε τρέχοντας. Οι έντιμοι εργαζόμενοι έχουν ευχαριστημένους πελάτες. Θέλουν να τους ελέγξετε. Δεν έχουν τίποτα να κρύψουν. Οι απατεώνες δίνουν δικαιολογίες. Λένε «οι πελάτες μου θέλουν ιδιωτικότητα» ή «Υπέγραψα μια Συμφωνία Διασφάλισης Ποιότητας». Αυτά συχνά είναι ψέματα.
Κοιτάξτε το ιστορικό εργασίας τους. Αλλάζουν δουλειά κάθε δύο μήνες; Αυτό δείχνει ότι δεν μπορούν να συνεχίσουν να εργάζονται. Ίσως απολυθούν. Ίσως παραιτηθούν όταν τα πράγματα δυσκολέψουν. Χρειάζεστε κάποιον σταθερό. Κάποιος που μένει τουλάχιστον ένα χρόνο δείχνει αξιοπιστία.
Ελέγξτε τις εταιρείες για τις οποίες εργάζονταν. Είναι αυτές οι εταιρείες αληθινές; Χρησιμοποιήστε την Google. Ρίξτε μια ματιά στο LinkedIn. Κάποιοι άνθρωποι επινοούν ονόματα εταιρειών. Άλλοι αναφέρουν φίλους ως ψεύτικους προϊσταμένους. Αφιερώστε χρόνο για να το επαληθεύσετε.
Ρωτήστε επίσης για εργαλεία. Γνωρίζουν το Slack, το Trello ή το Asana; Έχουν χρησιμοποιήσει το Zoom στο παρελθόν; Αν πουν «Μπορώ να μάθω γρήγορα» αλλά δεν έχουν εμπειρία, αυτό σας κοστίζει χρόνο. Γίνεστε ο δάσκαλός τους. Τους πληρώνετε για να μάθουν βασικά εργαλεία.
Τακτικές Πίεσης και Πινακίδες Απάτης
Οι απατεώνες χρησιμοποιούν κόλπα για να σας κάνουν να ενεργήσετε γρήγορα. Λένε «υπογράψτε σήμερα ή η τιμή θα αυξηθεί». Σας πιέζουν να πληρώσετε μια προκαταβολή τώρα. Οι πραγματικοί εικονικοί εμπειρογνώμονες σας δίνουν χρόνο να σκεφτείτε. Στέλνουν τα συμβόλαια για έλεγχο. Απαντούν στις ερωτήσεις σας με υπομονή.
Να είστε προσεκτικοί με τις μεθόδους πληρωμής. Μην πληρώνετε ποτέ με τραπεζικό έμβασμα σε προσωπικό λογαριασμό. Χρησιμοποιήστε ασφαλείς πλατφόρμες όπως το PayPal ή το Upwork. Αυτές σας προστατεύουν σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά. Εάν ένας VA απαιτεί μετρητά ή κρυπτονομίσματα, πρόκειται για απάτη.
Προσέξτε για πυραμιδικά σχήματα. Ορισμένα «γραφεία VA» είναι στην πραγματικότητα απάτες MLM. Σας ζητούν να πληρώσετε μια αμοιβή για να γίνετε μέλος. Στη συνέχεια, πρέπει να προσλάβετε άλλους. Σας υπόσχονται ότι θα κερδίσετε πολλά χρήματα. Οι πραγματικές δουλειές δεν σας ζητούν ποτέ να πληρώσετε για να εργαστείτε. Ποτέ.
Υπάρχουν επίσης απάτες με ψεύτικους πελάτες. Ένας «πελάτης» μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας με μια ψεύτικη προσφορά εργασίας. Σας στέλνουν μια επιταγή για «εξοπλισμό». Η επιταγή είναι πλαστή. Σας ζητούν να στείλετε χρήματα σε έναν «προμηθευτή». Χάνετε τα δικά σας μετρητά. Να επαληθεύετε πάντα και τους πελάτες.
Προειδοποιητικά σημάδια συμπεριφοράς κατά τη διάρκεια της συνέντευξης
Η συνέντευξη σας τα λέει όλα. Μήπως ο υποψήφιος αργεί; Ακόμα και πέντε λεπτά; Αυτό δείχνει ότι δεν σέβεται τον χρόνο σας. Αν αργήσει στη συνέντευξη, θα αργήσει και στη δουλειά.
Αλλάζουν συνεχώς το πρόγραμμά τους; Αρχικά λένε ότι εργάζονται από τις 9 π.μ. έως τις 5 μ.μ. Μετά λένε ότι έχουν άλλη δουλειά το απόγευμα. Αυτό δείχνει αποδιοργάνωση. Χρειάζεστε αξιόπιστο ωράριο.
Προσέξτε για άτομα που αρνούνται την παρακολούθηση του χρόνου. Εργαλεία όπως το Time Doctor ή το Hubstaff σας δείχνουν τι κάνουν. Μερικοί εικονικοί βοηθοί λένε «Δεν μου αρέσει να με παρακολουθούν». Αλλά αυτά τα εργαλεία βοηθούν και τις δύο πλευρές. Αποδεικνύουν ότι η εργασία έχει γίνει. Εάν κάποιος αρνηθεί, μπορεί να θέλει να σας χρεώσει για ώρες που δεν εργάστηκε.
Προσέξτε αν υπερβάλλουν τις υποσχέσεις τους. Ένας εικονικός βοηθός είπε σε μια πελάτισσα «Μπορώ να κάνω γραφιστική, προγραμματισμό, συγγραφή και επεξεργασία βίντεο». Δεν τα κατάφερνε καλά. Έκανε λάθη σε όλους τους τομείς. Είναι καλύτερο να προσλάβετε κάποιον που λέει «Ειδικεύομαι σε διοικητικές εργασίες» και τις κάνει τέλεια.
Πώς να προστατέψετε τον εαυτό σας
Κάντε την έρευνά σας πριν από οτιδήποτε πρόσληψη εικονικού βοηθούΑφιερώστε μία ώρα κάνοντας έρευνα. Ρίξτε μια ματιά στα μέσα κοινωνικής δικτύωσής τους. Διαβάστε τις αναρτήσεις τους στο Facebook. Ελέγξτε το Twitter. Δείτε πώς μιλάνε στο διαδίκτυο. Ταιριάζει η προσωπικότητά τους με αυτά που σας λένε;
Ξεκινήστε με ένα μικρό δοκιμαστικό έργο. Πληρώστε για πέντε ώρες εργασίας. Αναθέστε απλές εργασίες. Δείτε πώς αποδίδουν. Τηρούν τις προθεσμίες; Είναι η ποιότητα καλή; Αυτή η δοκιμή σας γλιτώνει από μεγάλα λάθη αργότερα.
Χρησιμοποιήστε αξιόπιστες πλατφόρμες. Οι Upwork, Freelancer και Fiverr διαθέτουν συστήματα αξιολόγησης. Κρατούν χρήματα σε μεσεγγύηση. Εάν δεν είστε ευχαριστημένοι, μπορείτε να λάβετε επιστροφή χρημάτων. Αυτές οι πλατφόρμες κοστίζουν λίγο περισσότερο, αλλά παρέχουν προστασία.
Εμπιστευτείτε το ένστικτό σας. Αν κάτι σας φαίνεται λάθος, πιθανότατα δεν είναι. Δεν χρειάζεται να δώσετε λόγους. Απλώς πείτε «Επέλεξα έναν άλλο υποψήφιο». Η ηρεμία σας έχει μεγαλύτερη σημασία από την ευγένεια.
Κάντε πολλές ερωτήσεις. Οι καλοί εικονικοί βοηθοί (VA) δέχονται ευπρόσδεκτες ερωτήσεις. Θέλουν να νιώθετε άνετα. Ρωτήστε για την ταχύτητα του διαδικτύου τους. Ρωτήστε για την εφεδρική ισχύ. Ρωτήστε πώς χειρίζονται επείγουσες εργασίες. Οι απαντήσεις τους δείχνουν την εμπειρία τους.
Πάντα να υπογράφετε σύμβαση. Η σύμβαση θα πρέπει να αναφέρει τα καθήκοντα, τις ώρες, την αμοιβή και τους κανόνες απόλυσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνει ρήτρα εμπιστευτικότητας. Αυτό προστατεύει τα επιχειρηματικά σας δεδομένα. Ποτέ μην εργάζεστε χωρίς γραπτή συμφωνία.
Ειδική προειδοποίηση για εξωτερικούς εικονικούς βοηθούς
Πολλές επιχειρήσεις προσλαμβάνουν εικονικούς βοηθούς (VAs) από άλλες χώρες. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα. Αλλά έχει περισσότερους κινδύνους. Οι απατεώνες κρύβονται πίσω από την απόσταση. Ξέρουν ότι δεν μπορείτε να τους επισκεφθείτε.
Ελέγξτε την ταυτότητά τους. Ζητήστε μια επίσημη ταυτότητα και έναν πρόσφατο λογαριασμό κοινής ωφέλειας. Αυτό αποδεικνύει ότι είναι αληθινοί. Κάντε μια βιντεοκλήση. Ζητήστε τους να δείξουν μαζί το πρόσωπό τους και την ταυτότητά τους. Αυτό το απλό βήμα σταματά πολλές απάτες.
Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί με τις πληρωμές. Χρησιμοποιήστε μόνο πλατφόρμες που σας προστατεύουν. Οι Western Union και MoneyGram δεν είναι ασφαλείς. Μόλις στείλετε χρήματα, αυτά εξαφανίζονται. Οι απατεώνες λατρεύουν αυτές τις μεθόδους.
Κατανοήστε τις ζώνες ώρας. Ένας Βοηθός VA στην Ασία μπορεί να εργάζεται ενώ κοιμάστε. Αυτό είναι καλό για ορισμένες εργασίες. Αλλά χρειάζεστε κάποιες επικαλυπτόμενες ώρες για συναντήσεις. Συμφωνήστε σε αυτό πριν από την πρόσληψη.
Απάτες που στοχεύουν τους αιτούντες VA
Οι απάτες είναι αμφίδρομες. Μερικοί ψεύτικοι εργοδότες εξαπατούν τους εικονικούς βοηθούς ιατρών (VAs). Δημοσιεύουν ψεύτικες θέσεις εργασίας. Ζητούν προσωπικά στοιχεία. Στη συνέχεια, τα χρησιμοποιούν για κλοπή ταυτότητας. Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, πρέπει επίσης να φαίνεστε νόμιμοι.
Να έχετε έναν πραγματικό ιστότοπο. Χρησιμοποιήστε ένα εταιρικό email, όχι Gmail. Να είστε έτοιμοι να δείξετε την εγγραφή της επιχείρησής σας. Οι καλοί εικονικοί βοηθοί (VA) θα σας ελέγξουν κι εσάς. Θέλουν ασφαλείς πελάτες. Αν φαίνεστε αντιεπαγγελματίας, οι καλοί εργαζόμενοι δεν θα υποβάλουν αίτηση.
Ποτέ μην ζητάτε από τους VA να πληρώσουν για «εκπαίδευση» ή «λογισμικό». Οι πραγματικοί εργοδότες παρέχουν ό,τι χρειάζονται οι εργαζόμενοι. Το να ζητάτε πληρωμή είναι παράνομο σε πολλά μέρη. Αποτελεί επίσης προειδοποιητικό σημάδι για τους υποψηφίους.
Τι κάνουν οι πραγματικοί επαγγελματίες
Οι επαγγελματίες εικονικοί βοηθοί (VA) ενεργούν διαφορετικά. Σας στέλνουν μια σαφή πρόταση. Αναφέρει τις δεξιότητες και τις αμοιβές τους. Επισυνάπτουν δείγματα εργασίας. Δίνουν συστάσεις χωρίς να ρωτήσουν.
Επικοινωνούν με σαφήνεια. Απαντούν εντός 24 ωρών. Χρησιμοποιούν σωστή γραμματική. Κάνουν έξυπνες ερωτήσεις σχετικά με την επιχείρησή σας. Θέλουν να σας βοηθήσουν να πετύχετε.
Χρησιμοποιούν συμβόλαια. Έχουν ασφάλιση. Ανήκουν σε οργανισμούς VA. Αυτές οι λεπτομέρειες δείχνουν ότι είναι σοβαροί. Αντιμετωπίζουν την εργασία τους ως πραγματική επιχείρηση. Όχι ως παράπλευρο χόμπι.
Τελική λίστα ελέγχου πριν από την πρόσληψη
Ακολουθεί μια γρήγορη λίστα. Χρησιμοποιήστε την πριν υπογράψετε οποιοδήποτε συμβόλαιο:
- [ ] Βιντεοσκοπήσατε τη συνέντευξη του υποψηφίου;
- [ ] Ελέγξατε τρεις αναφορές;
- [ ] Επαληθεύσατε παλαιότερες εταιρείες στο LinkedIn;
- [ ] Είναι η τιμή εντός των κανονικών ορίων (όχι πολύ φθηνή);
- [ ] Έθεσαν ερωτήσεις σχετικά με την επιχείρησή σας;
- [ ] Συμφώνησαν στην παρακολούθηση του χρόνου;
- [ ] Υπάρχει κάποια σαφής σύμβαση;
- [ ] Χρησιμοποιείτε ασφαλή μέθοδο πληρωμής;
- [ ] Ξεκινήσατε με ένα μικρό δοκιμαστικό έργο;
- [ ] Νιώθεις άνετα μαζί τους;
Αν απαντήσετε «όχι» σε οποιαδήποτε ερώτηση, σταματήστε. Βρείτε έναν άλλο υποψήφιο. Καλύτερα να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στην αναζήτηση παρά να αντιμετωπίσετε προβλήματα αργότερα.
Η πρόσληψη ενός εικονικού βοηθού είναι ένα μεγάλο βήμα. Μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί. Αλλά πρέπει να είστε προσεκτικοί. Η αγορά VA έχει πολλούς καλούς ανθρώπους. Έχει επίσης απατεώνες και κακούς εργαζόμενους. Παρακολουθώντας αυτές τις προειδοποιητικές σημαίες, προστατεύετε τον εαυτό σας. Εξοικονομείτε χρήματα. Εξοικονομείτε χρόνο. Βρίσκετε το κατάλληλο άτομο που θα βοηθά την επιχείρησή σας για χρόνια.
Εμπιστευτείτε το ένστικτό σας. Κάντε την έρευνά σας. Μην βιάζεστε ποτέ. Ο κατάλληλος VA αξίζει την αναμονή. Γίνεται μέλος της ομάδας σας. Σας βοηθά να πετύχετε. Αφιερώστε χρόνο για να τον βρείτε. Η επιχείρησή σας το αξίζει.
Αφήστε ένα σχόλιο