Πέντε προκλήσεις που αντιμετωπίζει το Meetings Industry το 2019

Σφιχτοί προϋπολογισμοί συναντήσεων, χρονικές πιέσεις, οργανωτικά ζητήματα, έλλειψη δημιουργικότητας από τα ξενοδοχεία, ολοένα και πιο περίπλοκες και δαπανηρές εντολές στην τροφοδοσία, ανάγκη για πιο δυναμικές και εμπλουτισμένες εμπειρίες και αντίσταση στις αλλαγές - αυτές είναι μεταξύ των σημαντικών προκλήσεων που αντιμετωπίζει η βιομηχανία συναντήσεων το 2019 Ομάδα Teneo Hospitality ερεύνησαν 150 προγραμματιστές συσκέψεων και ξενοδόχους σχετικά με τις προκλήσεις που αντιμετώπισαν στην αποτελεσματική ανταγωνιστικότητα στη σημερινή μεταβαλλόμενη και περίπλοκη αγορά. Είναι ενδιαφέρον ότι ορισμένες από τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι σχεδιαστές είναι εσωτερικές, εντός των δικών τους οργανισμών. Όλοι οι περιορισμένοι προϋπολογισμοί συναντήσεων, η έλλειψη χρόνου και κάπως άκαμπτες εταιρικές κουλτούρες που δημιούργησαν πρόσθετα προβλήματα, όπως η έλλειψη καινοτομίας και ο κακός έλεγχος του κόστους.

«« Πολλές από αυτές τις προκλήσεις - και οι λύσεις τους - είναι αλληλεξαρτώμενες », λέει ο πρόεδρος της Teneo, Mike Schugt. Σημειώνει ότι οι επαγγελματίες συνάντησης λένε ότι έχουν ανησυχίες στον οργανισμό τους και στις εταιρικές τους κουλτούρες που συμβάλλουν στην αντίσταση στις αλλαγές, με αποτέλεσμα τους προϋπολογισμούς να επηρεάζονται αρνητικά. Οι σχεδιαστές λένε επίσης ότι αυτές οι προκλήσεις, σε συνδυασμό με τις πολλές απαιτήσεις εγκαίρως, εμποδίζουν δημιουργικές στρατηγικές που διαφορετικά θα μπορούσαν να βοηθήσουν στην επίλυση των εμποδίων που επισημαίνονται στην πιο πρόσφατη έρευνα του Teneo.

«Το Teneo και τα μέλη του ξενοδοχείου και του DMC έχουν μια μοναδική ευκαιρία να εντείνουν και να βοηθήσουν στην επίλυση των προκλήσεων των συνεργατών μας για το σχεδιασμό», λέει ο Mike Schugt. «Μπορούμε να παρουσιάσουμε δημιουργικές, εξοικονομώντας χρόνο προσφορές που μπορούν επίσης να ικανοποιήσουν την κατώτατη γραμμή τους. Κατανοώντας τις ανάγκες που ξεπερνούν τις τιμές, τις ημερομηνίες και τον χώρο, τα ξενοδοχεία μπορούν να παρέχουν καινοτόμες λύσεις στις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι σχεδιαστές πίσω από τα παρασκήνια. "

Πρόκληση #1 Προϋπολογισμοί. Οι ανεπαρκείς προϋπολογισμοί οδήγησαν στις λίστες προκλήσεων για όλους τους συμμετέχοντες στην έρευνα. Οι προγραμματιστές ανέφεραν αυξανόμενα κόστη, ειδικά όσον αφορά τα τρόφιμα και τα ποτά, χωρίς συγκρίσιμη αύξηση στους προϋπολογισμούς. Η πολυπλοκότητα της αύξησης του προϋπολογισμού από διάφορα εταιρικά τμήματα επηρεάζει κάθε πτυχή της διαδικασίας συνάντησης, από την εκπαίδευση του προσωπικού έως τη διαπραγμάτευση συμβάσεων. Παρά την ισχυρή οικονομία, ορισμένοι σχεδιαστές ανέφεραν περικοπές στον προϋπολογισμό. Οι ερωτηθέντες σημείωσαν ότι η αδυναμία απόκτησης επαρκούς χρηματοδότησης αντανακλούσε την έλλειψη κατανόησης των βαθιών αλλαγών στον κλάδο των συνεδριάσεων που απαιτούσαν περισσότερες, όχι λιγότερες, επενδύσεις. Οι ανάγκες των συμμετεχόντων είναι πολύ διαφορετικές σήμερα, ειδικά μεταξύ των Millennials και της Generation Z που απαιτούν υψηλό βαθμό τεχνικών υπηρεσιών, μεγαλύτερη αφοσίωση και ψυχαγωγικές δραστηριότητες – ανάγκες που είναι δύσκολο να καλυφθούν με περιορισμένο προϋπολογισμό. Ωστόσο, η διοίκηση και οι παρευρισκόμενοι είχαν εξαιρετικά υψηλές προσδοκίες.

Προτεινόμενη Λύση: Ο θεμελιώδης τρόπος με τον οποίο οι σχεδιαστές μπορούν να επιτύχουν τον προϋπολογισμό τους είναι να είναι διαφανείς και σε ανοιχτή επικοινωνία με μια ιδιοκτησία. Αν και η τάση μπορεί να είναι να παίζεις κάρτες κοντά στο γιλέκο, η διαφάνεια από την αρχή των διαπραγματεύσεων είναι το κλειδί για τον αποτελεσματικό σχεδιασμό και τη διατήρηση του κόστους υπό έλεγχο. Ενώ πολλοί σχεδιαστές πιστεύουν ότι πρέπει να διατηρήσουν κάποιες από τις δημοσιονομικές τους ανησυχίες έως ότου προχωρήσουν στη διαδικασία σχεδιασμού, μια ειλικρινή και περιεκτική άποψη των στόχων και των πόρων των συνεδριάσεων θα επιτρέψει στους ξενοδόχους να παρουσιάσουν έναν ρεαλιστικό προϋπολογισμό.

Πρόκληση # 2 Έλλειψη χρόνου. Οι χρονικές πιέσεις επηρεάζουν κάθε επιχείρηση και οργανισμό, αλλά ορισμένες ανησυχίες έχουν ιδιαίτερες επιπτώσεις για τη βιομηχανία συναντήσεων. Σχεδόν όλοι οι ερωτηθέντες ανέφεραν έλλειψη χρόνου και εντόπισαν προκλήσεις που θα μπορούσαν να έχουν εκτεταμένες συνέπειες. Με τις σαρωτικές εξελίξεις στην τεχνολογία που επηρεάζουν τη βιομηχανία, οι ξενοδόχοι και οι σχεδιαστές σημείωσαν ότι συχνά δεν είχαν το χρόνο να παρακολουθούν τις τεχνικές εξελίξεις. Αυτό το πρόβλημα ενισχύθηκε όταν οι συμμετέχοντες ήταν μπροστά από τους σχεδιαστές και τα ξενοδοχεία στη δική τους χρήση της τεχνολογίας. Η εκπαίδευση μιας νέας γενιάς σχεδιαστών συσκέψεων και προσωπικού ξενοδοχείων είναι το κλειδί για την πρόοδο του κλάδου. Αλλά λίγοι είχαν χρόνο να αναπτύξουν αποτελεσματικά προγράμματα, προσαρμοσμένα για να ανταποκρίνονται στις διαφορετικές απόψεις και τις τεχνικές δεξιότητες μιας νέας γενιάς. Το πιο σημαντικό, οι ερωτηθέντες ανησυχούσαν ότι οι συντριπτικές λεπτομέρειες της καθημερινής εργασίας άφησαν λίγο χρόνο για μακροπρόθεσμο, στρατηγικό σχεδιασμό. Και η κορυφαία σπατάλη; Πάρα πολλά περιττά e-mail.

Προτεινόμενη Λύση: Τα ξενοδοχεία συχνά κατακλύζονται από δυνητικούς πελάτες και ενδέχεται να μην είναι πάντα σε θέση να απαντήσουν σε 24 ώρες. Οι προγραμματιστές ενθαρρύνονται να δηλώσουν το χρονοδιάγραμμά τους για απόκριση εκ των προτέρων, ώστε τα ξενοδοχεία και τα θέρετρα να προσφέρουν υψηλότερη ποιότητα απόκρισης. Για τους προγραμματιστές, μπορούν στη συνέχεια να συγκεντρώσουν τις βασικές τους απαντήσεις ταυτόχρονα και να βεβαιωθούν ότι η ποιότητα της απόκρισης θα είναι υψηλότερη εάν αφιερωθεί λίγο περισσότερος χρόνος στις ιδιότητες ενδιαφέροντος. Οι προγραμματιστές που λαμβάνουν περισσότερα από 6 ή 7 ξενοδοχεία ανά δυνητικό πελάτη και σε πολλές πόλεις τείνουν να αντιμετωπίζονται λιγότερο σοβαρά από ένα ξενοδοχείο. Έτσι, οι σχεδιαστές μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και να αυξήσουν την ποιότητα της απόκρισης μειώνοντας τον αριθμό των πηγών ξενοδοχείων που επικοινωνούν.

Εάν οι υπεύθυνοι σχεδιασμού μπορούν να μοιραστούν ευελιξία με ημερομηνίες νωρίς στη διαδικασία, θα εξοικονομήσουν χρόνο και τα ξενοδοχεία μπορούν να παρέχουν πολλές επιλογές, οι οποίες πιθανότατα θα έχουν διαφορές στην τιμολόγηση οδηγώντας σε μεγαλύτερη αξία με τον προϋπολογισμό. Η παροχή στο ξενοδοχείο όσο το δυνατόν περισσότερων πληροφοριών εξοικονομεί χρόνο σε όλους και μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα.

Πρόκληση # 3 Συνέχιση της τεχνολογίας. Σε ένα τεχνολογικό περιβάλλον που κινείται με ταχύτητα αστραπής, η διατήρηση της τρέχουσας γνώσης και η γνώση του αντίκτυπου της τεχνολογίας στην ικανοποίηση της παραγωγικότητας μπορεί να είναι τρομακτική. Συνειδητοποιώντας ότι οι χιλιετές συμμετέχοντες μπορεί να είναι πολύ μπροστά στις τεχνικές γνώσεις τους, οι τεχνολογικές εφαρμογές και οι προσδοκίες μπορεί να είναι εκφοβιστικές. Ακόμη και η ηγεσία σε επιλεγμένους οργανισμούς δεν φαίνεται πάντα να κατανοεί πώς η τεχνολογία φέρνει επανάσταση στην εμπειρία των συναντήσεων σήμερα.

Προτεινόμενη Λύση: Η διατήρηση της τρέχουσας γνώσης και της τεχνολογικής προόδου είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχή έκβαση κάθε συνάντησης, διάσκεψης ή κοινωνικής συγκέντρωσης. Ναι, ορισμένες μακροπρόθεσμες πρακτικές εξακολουθούν να είναι πολύτιμες, όπως λευκοί πίνακες και συσκευές αναπαραγωγής LCD. Όμως, η ενασχόληση με τις συσκευές των παρευρισκομένων θέτει την εκμάθηση της συνάντησης κυριολεκτικά στα χέρια των συνομιλητών με τρόπο που αντηχεί σε μια γενιά που μεγάλωσε σε γραπτά μηνύματα, δημοσιεύσεις κοινωνικών μέσων, διαδραστικές εφαρμογές και άλλα. Αυτά είναι τα εργαλεία που χρησιμοποιούν για την καθημερινή τους ζωή και πρέπει να είναι τα εργαλεία που μπορούν να περιμένουν να χρησιμοποιήσουν σε συναντήσεις σημαντικές για την επιτυχία τους και του εργοδότη τους.

Πρόκληση # 4 Έλλειψη δημιουργικότητας. Η εταιρική γραφειοκρατία ξενοδοχείων μεγάλων εταιρειών αντιπροσωπεύει εν μέρει τη ζήτηση των σχεδιαστών για μεγαλύτερη δημιουργικότητα στη διαδικασία συνάντησης και ένα πολύ πιο ευέλικτο επιχειρηματικό περιβάλλον. Τα μεγαλύτερα εμπορικά σήματα ξενοδοχείων συχνά έχουν εταιρικές πολιτικές που ενδέχεται να θέτουν όρια στην προώθηση των ορίων δημιουργίας της απόλυτης εμπειρίας συνάντησης για τους σχεδιαστές. Όμως, η ανάγκη για καινοτομία και πρωτότυπα γεγονότα, ευφάνταστη χρήση της τεχνολογίας, αποτελεσματικές ασκήσεις ομάδας, νέες εμπειρίες ακόμη και στους πιο δοκιμασμένους και αληθινούς προορισμούς και ποικίλα, βιώσιμα και υγιεινά τρόφιμα δεν μπορούν να αγνοηθούν.

Προτεινόμενη Λύση: Συνεργαστείτε με ένα ξενοδοχείο ή θέρετρο που συνεργάζεται δημιουργικά με προγραμματιστές και ομάδες για να δημιουργήσει ένα δρομολόγιο συνάντησης προσαρμοσμένο σε μια συγκεκριμένη ομάδα και ένα σύνολο στόχων συσκέψεων. Ανεξάρτητες και μικρές ιδιότητες επωνυμίας, από την ίδια τη φύση της ανεξαρτησίας τους, έχουν αποδειχθεί ότι είναι εξειδικευμένες στην ανακάλυψη και τη βοήθεια δημιουργικού σχεδιασμού για την επίτευξη των στόχων των επαγγελματιών σχεδιαστών και ομάδων, κάνοντας αυτό με την εξωσυμβατική σκέψη, εξαιρετικά μοναδική ομάδα πρωτοβουλίες, και πολύ μακριά από τον προγραμματισμό του teildilding. Οι εταιρείες διαχείρισης ιδιωτικών προορισμών μπορούν επίσης να είναι ένας σημαντικός πόρος και ο Teneo προτείνει να συνεργαστεί μαζί τους για να κάνει μια πόλη ή έναν προορισμό ζωντανό για να συναντήσει τους επισκέπτες μεγιστοποιώντας τους τοπικούς πόρους και τα αξιοθέατα με τρόπο που να έχει νόημα για την ομάδα.

Πρόκληση # 5 Αύξηση της πολυπλοκότητας και αύξηση του κόστους των τροφίμων και ποτών. Καθώς ο πληθυσμός γίνεται πιο διαφορετικός, οι προτιμήσεις για τα τρόφιμα και οι διατροφικές απαιτήσεις έχουν γίνει πιο περίπλοκες. Η αυξανόμενη συνειδητοποίηση των θεμάτων ευεξίας και βιωσιμότητας προσθέτει ένα μείγμα που θα μπορούσε να γίνει πιο προβληματικό και ακριβότερο. Τα αιτήματα Paleo, keto, pescatarian, vegan και θρησκευτικά διαιτητικά είναι από τις νεότερες τάσεις στο δείπνο στο συνέδριο το 2019. Οι ερωτηθέντες ζήτησαν επίσης καλύτερη διαχείριση των παραγγελιών τροφίμων, ώστε να μειωθεί το κόστος και να εξαλειφθούν τα απόβλητα.

Προτεινόμενη Λύση: Πρόκειται για έναν χώρο όπου ανεξάρτητα και ξενοδοχεία μικρής επωνυμίας μπορούν να αποκτήσουν εξαιρετικά δημιουργικό για τον αρμόδιο για το σχεδιασμό, καθώς βρίσκονται σε μια πιο επιχειρηματική και δημιουργική λειτουργία, λιγότερο περιορισμένες από τις απαιτήσεις και τους περιορισμούς της μεγάλης επωνυμίας. Συνήθως μπορούν να προσφέρουν ένα πιο δημιουργικό προϊόν με μειωμένο κόστος. Συνεργαζόμενοι με σεφ και διευθυντές συμποσίων από αυτές τις ιδιότητες στην αρχή της διαδικασίας σχεδιασμού και είμαστε ειλικρινείς σχετικά με τους περιορισμούς του προϋπολογισμού, είναι δυνατό να επιτευχθούν σοβαρές εξοικονομήσεις σε τρόφιμα και ποτά, επιτυγχάνοντας παράλληλα τη μέγιστη δημιουργικότητα.