Τα μέλη της ABPCO που συμμετέχουν σε μια πρόσφατη στρογγυλή τράπεζα αναγνώρισαν την ανάγκη τα συνέδρια να επικεντρώνονται στην ανταλλαγή γνώσεων και στη μάθηση, ενώ υποστηρίζουν ότι τα συνοδευτικά έσοδα από την έκθεση είναι συχνά ζωτικής σημασίας για την επιτυχία μιας εκδήλωσης.
Όπως σχολιάζει η Therese Dolan, κοινή πρόεδρος της ABPCO: «Είναι μια μάχη μεταξύ περιεχομένου και καταναλωτισμού που πρέπει να ξεκινήσει με την επικοινωνία και την πλήρη κατανόηση του κοινού. Το βασικό ζήτημα είναι να διασφαλιστεί η αξία για όλους. Το περιεχόμενο είναι συνήθως ο οδηγός για τη συμμετοχή των συνέδρων, αλλά οι εκθέτες πρέπει να δουν την επιτυχία και την απόδοση της επένδυσής τους. Τα συνέδρια των συλλόγων συνοδεύονται συχνά από έκθεση, επειδή προσθέτει αξία στους συμμετέχοντες, ενώ αποφέρει έσοδα που ωφελούν το σωματείο στο σύνολό του και μερικές φορές τους ίδιους τους εκπροσώπους μέσω μειωμένων τελών συνεδρίων».
Οι εκδηλώσεις στρογγυλής τραπέζης της ABPCO προσφέρουν ένα φόρουμ για τα μέλη να συγκεντρωθούν και να μοιραστούν περίπλοκες ιδέες και προκλήσεις σε ένα ασφαλές και ιδιωτικό περιβάλλον. Η εκδήλωση πραγματοποιήθηκε στο Crowne Plaza London – The City. Παρακολούθησαν μια ποικιλία εσωτερικών PCO που προσπαθούσαν να αξιοποιήσουν στο έπακρο τα συνέδρια και τις εκθέσεις τους. Τα βασικά αποτελέσματα περιελάμβαναν:
• Η ανάγκη οι εκθέσεις και τα έσοδά τους να θεωρούνται βασικό μέρος του επιχειρηματικού σχεδίου και των εσόδων ενός συλλόγου.
• Μεγαλύτερη διευκόλυνση των γνωριμιών μεταξύ των συμμετεχόντων και των εκθετών από τους διοργανωτές.
• Γλώσσα που αντικατοπτρίζει τη σημασία των εκθετών – οι συνεργάτες ή οι χορηγοί θεωρούνται ότι έχουν μεγαλύτερη αξία.
• Η ανάγκη να κατανοήσουν οι εκπρόσωποι τη σημασία μιας έκθεσης.
• Η σημασία της συνάφειας – τόσο από την άποψη της γνώσης που μοιράζεται στο συνέδριο όσο και από την επιλογή των εκθετών.
• Οι προκλήσεις που μπορεί να θέσει η συμμόρφωση με την υγειονομική περίθαλψη σε μια έκθεση.
Ο Shaun Hinds, Διευθύνων Σύμβουλος στο Manchester Central, προήδρευσε της συζήτησης και πρόσθεσε: «Η εκδήλωση ήταν μια πραγματική επιτυχία, προκαλώντας πολλές ενδιαφέρουσες συζητήσεις. Ως χώρος που έχει το προνόμιο να φιλοξενεί πολλά από τα κορυφαία συνέδρια ενώσεων του Ηνωμένου Βασιλείου, μας παρείχε ανεκτίμητες γνώσεις για το πώς μπορούμε να βοηθήσουμε τους διοργανωτές να αναπτυχθούν και να παραδώσουν επιτυχημένα συνέδρια χρόνο με τον χρόνο».
Η Therese καταλήγει «Τελικά εναπόκειται στους διοργανωτές ενός συνεδρίου να διευκολύνουν την επιτυχία τόσο του συνεδρίου όσο και της έκθεσης. Αυτή η εκδήλωση στρογγυλής τραπέζης, όπως και τόσες άλλες, κάλυψε τεράστιο όγκο περιεχομένου σε σύντομο χρονικό διάστημα και πρόσφερε πολύτιμη μάθηση σε όλους τους παρευρισκόμενους. Ήταν σαφές όμως ότι το πιο σημαντικό μέρος της όλης διαδικασίας ήταν η ανάγκη να συγκεντρωθούν και να επικοινωνήσουν οι κοινότητες. Το οποίο, για να λέμε, είναι το βασικό στοιχείο για κάθε επιτυχημένη διοργάνωση».
