Επαγγελματίες συναντήσεων: Τα smartphone, τα tablet θα πρέπει να απαγορεύονται στις συναντήσεις

Λίγοι θα υποστήριζαν ότι η ισχυρή παρόρμηση για προβολή περιεχομένου και μηνυμάτων smartphone και tablet συχνά διαταράσσει τις συζητήσεις των ανθρώπων, το εύρος προσοχής και τα τρένα σκέψης. Αλλά σε ποιο βαθμό αυτές οι συσκευές επηρεάζουν αρνητικά τις συναντήσεις και τις εκπαιδευτικές συνεδρίες και πρέπει να απαγορεύεται η ενεργοποίηση και ο διαρκής έλεγχος τους;

Ορισμένοι ειδικοί των επιχειρήσεων συμφωνούν με μια πολιτική «χωρίς συσκευή». Στο Harvard Business Review, για παράδειγμα, η συντάκτρια Amy Gallo υποστήριξε αποφασιστικά αυτήν την προσέγγιση. Σε άρθρο με τίτλο «Ο συνοπτικός οδηγός για τη διεξαγωγή συναντήσεων»», συνιστά στους διοργανωτές «Απαγορεύουν τις συσκευές – αποσπούν αναπόφευκτα την προσοχή όλων».

Ο κύριος παράγοντας στην άποψη του Gallo είναι οι απόψεις της Francesca Gino, καθηγήτριας στο Harvard Business School. Σύμφωνα με τον Gino, πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι μπορούν να κάνουν πολλαπλές εργασίες ενώ ακούνε κάποιον σε μια συνάντηση, αλλά η έρευνα δείχνει ότι δεν μπορούν. «Το multitasking είναι απλώς μια μυθική δραστηριότητα. Μπορούμε να κάνουμε απλές εργασίες, όπως το περπάτημα και η ομιλία ταυτόχρονα, αλλά ο εγκέφαλος δεν μπορεί να χειριστεί το multitasking», λέει ο Gino. «Στην πραγματικότητα, οι μελέτες δείχνουν ότι ένα άτομο που επιχειρεί να κάνει πολλαπλές εργασίες χρειάζεται 50% περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσει μια εργασία και κάνει έως και 50% περισσότερα λάθη». Ο νευροεπιστήμονας Dr Daniel Levitin στο βιβλίο του «The Organized Mind» περιγράφει το multi-tasking ως μια «διαβολική ψευδαίσθηση».

Μια ένδειξη για το γιατί πολλοί εκπρόσωποι αισθάνονται την ανάγκη να συνεχίσουν να ελέγχουν τα τηλέφωνά τους για μηνύματα μπορεί να βρεθεί σε πρόσφατη έρευνα που ανατέθηκε από το Warwick Conferences. Αυτό διαπίστωσε ότι ενώ ήταν εκτός γραφείου σε μαθήματα κατάρτισης, το 81 τοις εκατό των ερωτηθέντων είχε λάβει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητούσαν να ολοκληρωθεί η ενέργεια εκείνη τη στιγμή, μερικές φορές από τον διευθυντή που τους είχε στείλει στο μάθημα.

Η Carina Bauer, Διευθύνουσα Σύμβουλος του Ομίλου IMEX σχολίασε: «Η ενοχλητική και αποσπασματική επιρροή των μηνυμάτων smartphone και συσκευών στις συσκέψεις είναι σαφώς πολύ ισχυρή, αλλά το ίδιο ισχύει και για την παρόρμηση και συχνά την πίεση (αντιληπτή ή πραγματική) να ελέγξουμε και να απαντήσουμε σε αιτήματα και ειδήσεις σε πραγματικό χρόνο.

«Η συζήτηση είναι αν πρέπει να καταπολεμήσουμε τις συσκευές και το περιεχόμενό τους ή να τις αποδεχθούμε ή ακόμη και να τις ενσωματώσουμε. Υπάρχει ένας αριθμός εφαρμογών, όπως εφαρμογές απόκρισης κοινού (Sli.do), ή ακόμα και εφαρμογές που μετατρέπουν το τηλέφωνό σας σε μικρόφωνο (πλήθος μικροφώνων) που κάνουν τις κινητές συσκευές ένα πραγματικά χρήσιμο μέρος της συνεδρίας ή της εκδήλωσης σύσκεψης – όταν χρησιμοποιούνται σε τον τρόπο που σκοπεύει ο ομιλητής ή ο διοργανωτής. Και, η σκληρή πραγματικότητα σε ένα επιχειρηματικό πλαίσιο είναι ότι, στην πράξη, θα ήταν συχνά πολύ δύσκολο να εφαρμοστεί μια απαγόρευση που παραμένει.

«Ίσως μια πιο λογική προσέγγιση είναι να δίνουμε στους αντιπροσώπους χώρο και χρόνο σε κάθε εκδήλωση για να ελέγχουν και να απαντούν σε σημαντικά μηνύματα, έτσι ώστε να μπορούν να εστιάζουν πλήρως στο περιεχόμενο όταν βρίσκονται πραγματικά σε μια συνεδρία. Τελικά, η επένδυση χρόνου και χρημάτων για τη συμμετοχή σε μια εκδήλωση θα πρέπει να διασφαλίσει ότι οι σύνεδροι θέλουν να παραμείνουν συγκεντρωμένοι στο περιεχόμενο, όσο θέλουν να ενημερώνονται για τα email τους.»

Οι ερωτήσεις του Ομίλου IMEX υποβλήθηκαν ως μέρος της τριμηνιαίας έρευνας του MPI για τις προοπτικές συνεδριάσεων το φθινόπωρο του 2015.

Το eTN είναι συνεργάτης μέσων για το IMEX.